Bạn thường bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch để hoàn thành nhiều việc, nhưng cuối cùng lại bị phân tâm và nhiều nhiệm vụ bị bỏ lại phía sau. Vậy làm thế nào bạn có thể kiểm soát công việc của mình? Nhiều Làm thế nào để có năng suất và hiệu quả hơn là. Từ cách quản lý thời gian tốt hơn cho đến mẹo thư giãn, phân công lao động hợp lý… Tất tần tật sẽ được Vua Nệm chia sẻ trong bài viết này.

1. Tập trung vào một công việc

Bạn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc. Tuy nhiên, nó có thể không hiệu quả bằng việc tập trung vào một việc tại một thời điểm.

Khi tập trung vào nhiều hoạt động cùng một lúc, chúng ta thường lãng phí nhiều thời gian hơn. Một số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc có chất lượng thấp hơn so với việc tập trung làm một việc.

Ngoài ra, tập trung vào từng nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Vì khi tập trung vào một dự án tại một thời điểm, bạn sẽ có xu hướng hoàn thành một mục tiêu nhanh nhất có thể thay vì dàn trải nhiều mục tiêu.

Trong trường hợp bạn phải làm nhiều việc cùng một lúc, hãy sắp xếp các công việc từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.

Bắt đầu một ngày của bạn với những nhiệm vụ quan trọng nhất, khó khăn nhất và đòi hỏi khắt khe nhất. Sau đó kết thúc một ngày bằng những công việc nhẹ nhàng, ít tốn thời gian hơn để tạo sự thoải mái và vui vẻ tối đa sau mỗi ngày làm việc.

2. Nghỉ định kỳ và nghỉ giải lao sau 3 giờ làm việc liên tục

Không phải lúc nào bạn cũng có thể làm việc với năng suất tối đa. Bộ não của bạn cần nghỉ ngơi. Hãy nghỉ giải lao đều đặn mỗi ngày để não được thư giãn. Bạn nên kết thúc ngày làm việc càng sớm càng tốt để có thể nghỉ ngơi và thư giãn lâu hơn trước khi đi ngủ. Điều này tốt cho sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.

Ngoài ra, trong giờ làm việc bạn cần giải lao sau 3 giờ làm việc liên tục.

Làm việc liên tục trong thời gian quá dài có thể dẫn đến mệt mỏi hoặc kiệt sức, ảnh hưởng đến năng suất chung. Nếu năng suất làm việc giảm sút, hiệu suất làm việc kém sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn, khiến bạn thiếu động lực để tiếp tục cố gắng và làm việc.

Bạn có thể tạo cho mình một kỳ nghỉ ngắn trong tháng hoặc nghỉ ngơi vài phút trong ngày làm việc để bộ não, tâm trí và cơ thể được nghỉ ngơi.

Hầu hết các công ty đều có thời gian nghỉ dành riêng cho nhân viên. Nhân viên có thể nghỉ ít nhất 5 đến 10 phút cứ sau vài giờ. Những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn này có thể giúp bạn nạp lại năng lượng, giải tỏa tâm trí và quay lại làm việc trong trạng thái tốt nhất có thể.

3. Lập danh sách việc cần làm, ưu tiên những việc quan trọng trước

Một cách làm việc năng suất và hiệu quả là tập trung vào những nhiệm vụ khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Nó có thể giúp bạn tập trung hơn là làm những công việc ít quan trọng hơn trước.

Bạn có thể lên kế hoạch cho danh sách việc cần làm hàng ngày của mình theo thứ tự giảm dần. Dành thời gian vào mỗi buổi tối hoặc buổi sáng trước khi đi làm để lập danh sách việc cần làm, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng hơn.

4. Đặt mục tiêu theo năng lực và khả năng đáp ứng

Thay vì đặt ra những mục tiêu lớn đòi hỏi nhiều công sức và thời gian để đạt được, hãy thử lập kế hoạch cho những mục tiêu nhỏ và vừa phải trong ngày. Đó có thể là một công việc nhẹ nhàng, dễ dàng hoàn thành hoặc một công việc nhỏ trong một dự án lớn. Bằng cách này, bạn có thể hoàn thành công việc của mục tiêu lớn của mình từng bước một.

5. Sử dụng quy tắc hai phút

Quy tắc hai phút là một cách làm việc năng suất và hiệu quả được nhiều người áp dụng. Bạn sẽ hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trong hai phút hoặc ít hơn, hoặc mất hai phút để bắt đầu những nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể thực hiện.

Ví dụ như gửi email cho khách, sắp xếp lại danh sách việc cần làm hay đơn giản là ghi lại những công việc đã hoàn thành, lên danh sách những việc cần làm trong thời gian tới.

Vì những nhiệm vụ nhỏ vẫn là một phần quan trọng trong năng suất tổng thể của bạn. Vì vậy, thực hành quy tắc hai phút có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ đóng góp vào mục tiêu công việc lớn. Đồng thời, quy tắc này giúp bạn tối ưu hóa thời gian, tránh sao nhãng và đi lạc hướng, giúp hoàn thành những nhiệm vụ lớn và phức tạp hơn.

6. Sắp xếp, xác định giờ giấc làm việc

Đặt khung thời gian và sắp xếp thời gian làm việc cũng là một cách để làm việc năng suất và hiệu quả. Theo đó, bạn phải đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc cần hoàn thành. Ví dụ với thời gian 90 phút hoặc 60 phút, bạn sẽ làm một công việc cụ thể như viết báo cáo công việc, lập kế hoạch truyền thông cho sản phẩm…

Bạn có thể in kế hoạch làm việc và thời gian cần thiết để theo dõi và ghi nhớ mình còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc được giao.

Mục đích của việc thiết lập khung thời gian là tạo một lịch trình giúp bạn theo dõi các khoảng thời gian bắt đầu công việc bạn đang làm.

Ngoài việc lên lịch làm việc, bạn cũng có thể lên lịch nghỉ giữa mỗi công việc để “refresh” khi hoàn thành và bắt đầu dự án mới.

7. Hạn chế gián đoạn công việc

Mất điện trong thời gian ngắn cũng có thể khiến toàn bộ hoạt động kinh doanh của chúng tôi bị gián đoạn trong ngày. Bạn có thể nghỉ giải lao ngắn như nói chuyện với đồng nghiệp, pha một tách trà, tách cà phê hoặc ra ngoài hít thở không khí trong lành khoảng 2-3 phút.

Nhưng lãng phí thời gian vào những cuộc trò chuyện, thảo luận về một chủ đề không liên quan đến công việc bạn đang làm có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn và giảm năng suất tổng thể. Hãy giảm số lần gián đoạn trong quá trình hoạt động.

Bạn có thể đóng cửa văn phòng nếu bạn có một văn phòng riêng để bạn không bị quấy rầy. Hoặc nếu làm việc trong môi trường văn phòng mở, bạn có thể sử dụng tai nghe chống ồn, giúp hạn chế âm thanh đàm thoại trong văn phòng. Tai nghe cũng có thể là một cách lịch sự và khéo léo để đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn cần tập trung vào công việc và không muốn bị quấy rầy.

8. Đặt hẹn giờ

Cách bạn làm việc hiệu quả và năng suất sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý thời gian của bạn và phương pháp hẹn giờ là một chiến lược bạn có thể áp dụng.

Tương tự như lên lịch nghỉ và làm việc, phương pháp hẹn giờ sử dụng đồng hồ bấm giờ. Cống hiến hết mình cho nhiệm vụ trong 20 hoặc 30 phút, làm việc cho đến khi hết giờ, bạn có thể nghỉ 3 phút rồi quay lại làm việc.

>> Xem thêm:

Trên đây là những cách làm việc năng suất và hiệu quả mà bạn có thể tham khảo và áp dụng để thấy được những thay đổi tích cực. Đừng quên theo dõi các bài viết khác của Vua Nệm để có thêm nhiều kiến ​​thức hay và hữu ích cho cuộc sống nhé.