Công Nghệ

Hướng dẫn định dạng ngày tháng trong mail merge

Cách sửa lỗi sai định dạng ngày tháng khi mail merge từ bảng Excel

Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2016. Hãy tham khảo cách định dạng ngày tháng trong mail merge dưới đây nhé!

1. Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sử dụng “Number Switch” trong Word

Cách đầu tiên đó chính là chỉnh sửa trong word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

Đầu tiên, bạn cần xem mã trường thực tế bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào trường Mail-Merge và chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế Donation cho trường đó. Chỉnh sửa mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường như:

Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “\#” đối với số và “\@” đối với ngày tháng. Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

Numeric switch cho phép chỉnh trộn Mail-Merge

Numeric switch cho phép chỉnh trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sửa đổi bảng tính

Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sửa đổi bảng tính

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

Sử dụng liên kết DDE

Sử dụng liên kết DDE

Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

Để thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, thực hiện theo các bước dưới đây:

  • Bước 1. Click vào File > Options.
  • Bước 2. Click vào tab Advanced ở bên trái và cuộn trong phần General.
  • Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai là bước cuối cùng bạn cần làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước Bước 3 của hướng dẫn Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings).

Thực hiện theo các bước dưới đây:

  • Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.
Bước 1 - mở hộp thoại Confirm Data Source

Bước 1 – mở hộp thoại Confirm Data Source

  • Bước 2. Kiểu mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong danh sách kiểu file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định dạng file Excel mới hơn *.xlsx). Nếu được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel. Trên đây là các cách sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge trong Word. Chúc các bạn thực hiện thành công! Hy vọng sẽ giúp bạn biết cách định dạng ngày tháng trong mail merge nhanh nhất nhé!

CÁ LINH KHO LẠT | Nấu món ăn đặc sản miền Tây vào mùa Lũ ở ĐBSCL

Previous article

Bụi Phấn – Khi Thầy Viết Bảng [Video Lyrics Karaoke HD] – Những Ca Khúc Hay Về Thầy Cô‎

Next article

You may also like

16 Comments

  1. mình bị lỗi ngày tháng năm thành ngày tháng nam ( năm thành nam) xly ntn ? xin cảm ơn

  2. cảm ơn bạn rất nhiều.

  3. Đang bối rối thì tìm được video này. Cảm ơn bạn!

  4. anh ơi ! s e go ngày tháng năm mà nó cứ hiện ra ######## là s ạ

  5. bạn ơi hướng dẫn mình khi update dữ liệu kiểu sô thì bị lỗi. VD: 1,35 thành 1,3500000000000000000 bạn ạ. Mong bạn chỉ dùm mình. Cảm Ơn bạn

  6. sửa trên word được sau đó mình cóp qua excel mới được hay mình trực tiếp sửa word là excel cũng dk ..em hơi thắc mắc điểm này chỉ giúp em vớ ạ. em cảm ơn

  7. Cảm ơn bạn.

  8. em mới làm được ạ, cảm ơn anh nhiều ạ ^^

  9. tks ad

  10. Thank bạn

  11. anh em có cái file này mà tính tổng nó cứ bằng 0 dù kiểm tra kĩ các cách đều không được . có cả cái làm theo trên mạng cài đặt excel option —> fomulas —-> tích vào automatic vẫn không được. anh có gmail không em gửi file nhờ anh giup cái

  12. khi trộn ngày 09/12/2012

    vào thì nó bị chuyển sang dạng số 41252 thế này anh. em thử như của anh làm mà không được. còn cách nào nữa không ạ

  13. a cho em hỏi khi trộn thư thì ngày tháng năm chuyển thành số chứ k đảo ngược, a Huy có cách nào khắc phục lỗi đó k? Cảm ơn

  14. Huy Chạp ơi có thể hệ thống lại các video học Microsoft office theo thứ tự từ Windows word Excel PowerPoint, từ cơ bản tới nâng cao được ko? Như vậy thì sẽ dễ cho mọi người hơn

  15. thanks anh rat nhieu

  16. anh oi gop video exxel vao trong danh sach phat nha anh

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

More in Công Nghệ